Recetas de Oficina


Los asistentes virtuales también toman café

Publicado por el 13/04/2016 | Oficina de autor | 0 comentarios

Los asistentes virtuales también toman café

  Es una práctica obligada en Oficina de Autor, tomarse un breve descanso  entre tareas. Esta interrupción ayuda a nuestros asistentes virtuales a  despejar la mente y afrontar  el siguiente cometido de forma más serena. Tomar café o despejarse Interrumpir la mañana brevemente y respirar fuera del despacho, ayuda a romper la rutina y recomponer ánimos y fuerzas. Elegir el momento más adecuado para hacerlo es muy importante. Por regla general, los descansos suelen ser de 20 minutos, tiempo suficiente para airearse y alejarse de los asuntos que se han enquistado y que pueden trastocar lo que tenemos encima de la mesa. Tomar café es bueno, beneficioso y necesario, sí, aunque no preceptivo. Tampoco, un motivo que deba alterar la deseada marcha del despacho o que evidencie debilidades. Dejar bajo control, no sólo los asuntos que por agenda se vayan a desarrollar en nuestra breve ausencia, sino también el siguiente, es lo recomendable. Sirven  pocos  minutos, a veces segundos, para que determinados asuntos se enreden y compliquen: no es que todo suceda cuando no estamos, no, es que pasa, precisamente, porque no estamos. ¿Cuándo salgo si está mi superior? Personalmente nunca saldría del despacho si mi superior: Tiene un cambio de actividad. Pueda necesitar soporte antes una intervención pública: medios de comunicación, conferencias, reuniones, actos, etc. Solicite datos. Esté entrando o saliendo con un coche en una ciudad desconocida. Se encuentre bajando o subiendo a un avión, tren… Esté difícilmente localizado, pero sea urgente o necesario hacerlo. Debe conocer información de interés o actualidad. Abandonar el último el barco En el mismo sentido, en caso de que en el despacho: Una documentación urgente esté sin preparar o en proceso de elaboración. Haya variaciones de agenda. Existan llamadas de importancia pendientes o se haya producido alguna que es necesario comunicar. Se espere alguna visita de carácter más especial. Exista algún asunto confidencial que se está resolviendo. Si se están ultimando los detalles de un acto a punto de comenzar o, por lo contrario, está a punto de terminar. Haya problemas técnicos o bajas de personal. Más ejemplos para terminar Se podrían seguir añadiendo circunstancias que piden acomodar el tiempo de café a las necesidades y la dinámica del día. Pero sólo tres breve apuntes para terminar: Mejor dos cafés de diez minutos, o tres de cinco, que uno largo y peligroso. La persona que nos sustituya tiene que ser de nuestra total confianza y debe conocer con exactitud cuál es su cometido y dónde están sus límites. Nuestra pausa diaria es una gran tentación para los demás, mejor obligarse a no hablar de trabajo y conseguir que se sepa. En definitiva, cada uno es responsable del tiempo que está tomándose un respiro y del momento en que se lo toma. En Oficina de Autor confiamos plenamente en el sentido de la  responsabilidad de nuestros asistentes y de su dedicación y atención al cliente,  pero, por desgracia, no es una norma que se pueda aplicar...

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La agenda, nuestra mejor embajadora

Publicado por el 29/03/2016 | Oficina de autor | 0 comentarios

La agenda, nuestra mejor embajadora

Entre los servicios profesionales que ofrece Oficina de Autor, uno de los más solicitados es el de gestión y seguimiento de agenda. Autónomos, empresarios, profesionales (médicos, abogados, comerciales, directivo, ejecutivos, tiendas on line, talleres… ) recurren a este servicio para organizar sus tareas, pedidos y envíos, agilizar y optimizar su tiempo y mantener a sus clientes atendidos y en consecuencia, satisfechos. Hay distintos tipos de agenda. Entre ellas, la que nos sirve para relacionar detalladamente los acontecimientos diarios y ajustarlos en el calendario; la que además, es el vehículo de información para los medios de comunicación y/o estancias superiores (ésta última la que hay que orientar de acuerdo a unos criterios de estrategia). Están también, las que utilizamos para llevar el control de las visitas a nuestros clientes, las citas de pacientes, o un calendario de superación personal con fecha de inicio, finalización y superación de objetivos. LA AGENDA EN UNA SECRETARÍA La agenda es la columna vertebral de una secretaría. En ella, y a partir de ella, se concentra la mayor carga de trabajo. Además de ser una indispensable herramienta organizativa, recoge, facilita y transmite información. Rigurosidad, precisión, minuciosidad, redacción impecable, claridad y fiabilidad son características indispensables y diferenciadoras de una agenda facilitadora, eficaz y eficiente. Tener la agenda siempre actualizada, hacerlo interrumpiendo lo menos posible el trabajo de otras personas, informar rápido de cualquier variación, favorecer todas las propuestas que sean necesarias y posibles, así como cerrar operaciones con rapidez, discreción y acierto, son indicadores que hablarán a nuestro favor, nuestro trabajo, nuestra empresa y de las personas que han depositado su confianza en nosotros. ¿POR QUÉ DELEGAR LA GESTIÓN DE UNA AGENDA? Una agenda es, como venimos diciendo, una herramienta fundamental para administrar el tiempo ya que te permite organizarlo de una manera más productiva y sobre todo te asegura poder cumplir con las actividades importantes de manera competitiva. UNA AGENDA BIEN GESTIONADA SIRVE PARA:  No olvidar, retrasar o cambiar citas, con lo que esto supone de pérdida de tiempo e imagen No olvidar entregas con fechas límite Mantener una imagen correcta y ordenada ante nuestros clientes y colaboradores Mantener la confianza de los demás Demostrar control, interés y formalidad Hoy en día hay muchas herramientas útiles que nos facilitan la autogestión de una agenda. Lo difícil no es señalar en ella un día y una hora, lo complejo es el tiempo que se tarda en llevarla adecuadamente, de forma precisa, anticipada y concienzuda, que es, precisamente, lo que distingue a Oficina de Autor. Estamos especialmente orgullosos de este servicio. El acierto, el trato correcto y la fiabilidad lo describe y lo...

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Delegar en un asistente virtual es productivo

Publicado por el 10/03/2016 | Oficina de autor | 0 comentarios

Delegar en un asistente virtual  es productivo

En Oficina de autor conocemos muy bien cuál es nuestro trabajo: somos asistentes virtuales. Como tales, entendemos que la mejora de la productividad, la eficiencia y la eficacia son las razones principales por los que nuestros servicios de Secretaría Profesional, Atención Telefónica y Gestión y Organización son reclamados.   PRODUCTIVIDAD. EFICIENCIA. EFICACIA La diferencia entre estos tres términos es clara, pero no siempre está clara. • La eficacia consiste en alcanzar las metas establecidas en un plazo determinado. • La eficiencia consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. • La productividad siempre se ha entendido como relación entre lo producido y los medios empleados. Hoy en día, atiende a criterios de organización y estrategia.   GESTIÓN DE TU TIEMPO La propia organización es fundamental para incrementar el rendimiento y con él nuestra satisfacción: trabajar muchas horas y no avanzar en nuestras tareas es muy frustrante. En la actualidad hay muchas herramientas en la red para la organización del tiempo y tareas, pero hay una muy sencilla, fácil de usar, clara, práctica, que ayuda tomar decisiones, clasificar las tareas de forma cómoda, crear rutinas y así, ganar tiempo, lo que redundará en nuestra productividad y satisfacción.   MATRIZ DE EISENHOWER Esta matriz se hizo popular gracias a  Stephen Covey y  su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Lo primero para utilizarla es tener muy claro la diferencia entre urgente e importante: La urgencia viene establecida por los efectos que tendría el no hacer una tarea rápidamente: el riesgo que supondría y las consecuencias que traería no hacerla. Lo importante es aquello que es vital para alcanzar nuestros objetivos, pero que se puede ir haciendo día a día.   A partir de aquí tenemos varias combinaciones: • Si algo es importante y urgente: ¡HAZLO! El no hacerlo puede paralizar la estrategia organizacional. • Si algo es importante pero no urgente: ¡PLANIFÍCALO! Se refiere a tareas que hay que hacer para conseguir objetivos, pero que se pueden ir haciendo poco a poco. • Si algo es urgente pero no importante: ¡DELEGA! En ese punto, la delegación,  es donde los servicios de oficina de autor pueden ayudarte, haciendo con la rapidez y la profesionalidad precisa las tareas (teléfono, agenda, visitas, correo electrónico, cartas, organización, gestiones) que te roban demasiado tiempo y energía y no te permiten atender el corazón de tu negocio. • Si algo no es ni urgente ni importante: ¡POSPÓN! Puedes incluso desechar estas tareas para siempre.   EN QUÉ TE AYUDARÁ ESTA MATRIZ • Habituarte a distinguir entre lo urgente y lo importante • A no interrumpir tu tarea por ladrones de tiempo • A desechar tareas innecesarias • A ser más productivo, eficaz y eficiente. Los servicios que ofrece Oficina de autor te harán ganar en productividad, profesionalidad y distinción, además de ahorrarte tiempo, estrés y gastos fijos. Delegar, es...

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El protocolo de nuestros asistentes virtuales

Publicado por el 21/01/2016 | Oficina de autor | 0 comentarios

El protocolo de nuestros asistentes virtuales

  En oficina de autor,  tanto sus asistentes virtuales como presenciales cumplen con un protocolo de actuación con los clientes que facilita la comunicación, el entendimiento y el respeto mutuo. Así de claro, rotundo y rápido, alguien me colocó, hace muchos años, en un sitio que jamás he vuelto a abandonar: el mío. Utilizando la carretera como símil, podemos decir que mantener la distancia de seguridad es la actitud más prudente, facilita la capacidad de maniobra e incluso permite pisar el freno hasta el fondo sin provocar desastres. Esta distancia mágica no es más que un pronombre personal que comporta cortesía y respeto y añade la necesaria perspectiva para no confundir y no confundirnos: usted. La regla de oro, para mí, es aplicar el tratamiento a todo el mundo y en todas las ocasiones. En persona, por teléfono, correo electrónico, en el despacho, el pasillo o incluso tomando un café. Cuando realmente sabemos cuál es nuestro trabajo y para quién trabajamos, dejamos de invertir esfuerzo en conquistas que no aportan nada y que con los años terminaremos utilizando como herramientas de protección. Éste es el caso del tratamiento. Pensar que por tutear a alguien la imagen que proyectamos es mejor, más rica o más familiar, es erróneo. Detrás de las fórmulas de tratamiento hay mucho de admiración, respeto, conocimiento, inteligencia y estrategia. Un “usted” bien puesto, a tiempo, acompañado de un trabajo impecable y una sonrisa es una fórmula de éxito que incluso aplaca y desvía las ganas de pelea de nuestro interlocutor, o su extremado sentido de la jerarquía. «Más batallas se han logrado ganar con la sonrisa que con la espada», dijo William Shakespeare. Me atrevo a añadir, que si además de la sonrisa utilizamos el tratamiento adecuado, se gana la guerra. Una pequeña anécdota, para terminar. Después de recibir la contestación que da título a esta entrada -que seguro que merecía, pero no de manera tan seca y difícil de digerir- mi tutora y maestra -conteniendo la risa, ahora lo sé- dijo: “Ahí tienes tu clase práctica de hoy, apunta todo lo que has aprendido y recuerda siempre el poco tiempo que han tardado en...

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¿Actitud o aptitud?

Publicado por el 07/01/2016 | Oficina de autor | 0 comentarios

¿Actitud o aptitud?

  En oficina de autor sabemos muy bien qué es una secretaría y cuáles sus dinámicas. La jerarquía, el orden y las rutinas son sus ingredientes imprescindibles. Nuestro servicio de secretaria es profesional. Hacemos nuestros trabajo en el tiempo acordado, ni un minuto más ni uno menos. Una secretaría es un espacio vivo y de convivencia, a pesar de que la ejecución de algunas tareas sea rutinaria y metódica. Es un escaparate al público, sostenido y alimentado por un trabajo en común pero hecho en la individualidad. La jerarquía –no en un sentido militar, clasista o despectivo- en un despacho existe, y debe mantenerse y respetarse. Es imposible dar una imagen única si las directrices no están bien marcadas, observadas y las funciones de cada uno muy delimitadas. Las tareas que se realizan en un espacio de secretaría son muy distintas entre sí y muchas veces, se encomiendan por exigencia de disponibilidad de personal, es decir, hay que adaptarte a lo que hay y sacar el máximo partido. No es fácil seleccionar a los miembros de un equipo y tampoco lo es el reparto de tareas. Personalmente, creo poco en una elección basada principalmente en un currículum vítae; algo más en las que se apoyan en entrevistas personales y muchísimo, en las que se valora la información que de manera espontánea ofrecen los candidatos desde el primer contacto. A la hora de encargar tareas, prefiero una buena actitud que mil aptitudes avaladas, selladas y certificadas. Con una persona que tiene una actitud abierta y proactiva, se llega al conocimiento. Con una persona apta, reconocida y laureada, pero con una actitud errónea, se pone en peligro no solo la imagen, sino el proyecto que tanto trabajo ha costado construir y...

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Asistencia telefónica. Asistentes Virtuales: sonreír con la voz

Publicado por el 16/12/2015 | Oficina de autor | 0 comentarios

Asistencia telefónica. Asistentes Virtuales: sonreír con la voz

En Oficina de Autor ofrecemos un Servicio de Asistencia Telefónica profesional, por eso ni contestamos ni cogemos los teléfonos: los atendemos. La tranquilidad de aquellos que confían y delegan en nosotros es la nuestra; la de sus clientes internos y externos, también. TELÉFONO, ¿AMIGO O ENEMIGO? El teléfono es una buenísima herramienta, pero muy peligrosa para quien no sepa utilizarla con rigor, ya que sirve para dar, solicitar y atraer, pero también para alejar definitivamente de nuestra marca a un cliente o proveedor. No todo el mundo está capacitado para hacerse cargo de un teléfono y quienes pueden, deben tener en cuenta algunos extremos que marcarán la gran diferencia entre contestar o atender a la persona que se dirige a nuestra línea. Es precisamente ahí donde está el reto para el que aprende y para el que enseña. USUARIOS INSATISFECHOS La inmensa mayoría de personas que utilizan este medio para solventar incidencias o pedir información, no siempre lo hacen con la seguridad total de estar dirigiéndose al sitio y a la persona correcta, además de dar por hecho que ni va a ser bien atendida ni se van a resolver sus dudas. Por norma general, el usurario piensa que la respuesta que le ofrezcan creará más confusión y añadirá una irritante pérdida de tiempo y de nervios a su situación inicial. A eso hay que sumar, la predisposición a iniciar la conversación con quejas y protestas y sin escuchar porque de antemano espera es tener que explicar su problema a más de un operador, adelantándose una situación que no ocurrirá. Al menos en nuestra empresa. Otro ejemplo muy frecuente es la de aquellos que solicitan una entrevista y dudan de que se les llegue a citar o aquellos otros que dejan un mensaje para alguien determinado, seguros de que no pasará de ser una nota encima de una mesa. USUARIOS SATISFECHOS: UBICAR, ESCUCHAR, ATENDER Si sonara ahora mismo el teléfono de mi despacho, mi contestación sería: “Buenas tardes, Oficina de Autor, ¿en qué puedo ayudarle?” He dejado bien claro dónde se llama y mi disposición a atenderle con amabilidad. Acto seguido, me dispondría a escuchar serenamente, tomando notas y sin dejar de marcar con un Vd. una distancia cómoda de seguridad para ambos interlocutores. Todas las llamadas –de entrada o de salida- son importantes y van conformando y avalando nuestra imagen. Una actitud  prudente, facilitadora y conciliadora sería la deseable frente a esta seductora aunque peligrosa herramienta en caso de no utilizarse de manera correcta. Nuestro servicio de asistencia telefónica te ayudará a ahorrar tiempo, estrés y dinero. Nuestro consejo: #confía #delega y #avanza OFICINA DE...

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Una hora, dos, tres… Un día, dos, tres…

Publicado por el 26/11/2015 | Oficina de autor | 0 comentarios

Una hora, dos, tres… Un día, dos, tres…

  Muchas veces el tiempo dedicado a determinadas tareas no resulta ni eficiente ni eficaz ni barato, por eso delegar ayuda a ahorrar, a la consecución de objetivos con éxito y a la diferenciación de nuestra marca, empresa, producto o proyecto.   Oficina de Autor nace del fruto de la observación en el desempeño diario de mi dilatada trayectoria profesional como asistente personal y responsable de secretarías de alta dirección. Se fundamenta principalmente sobre dos ejes. El primero, una fe absoluta en la estrategia, la planificación y el trabajo en equipo. El segundo, el desarrollo tecnológico y el avance de las comunicaciones. La  dirección, la gestión, la negociación o la venta – no importa el ámbito o el producto –  necesitan indiscutiblemente de una labor de apoyo y acompañamiento constante. En la actualidad, para dar solución a esta necesidad ya no es imprescindible compartir espacios físicos, ni siquiera países. Ofrecer con rapidez y precisión una petición de información, responder una llamada al momento y serenamente o avisar con el tiempo necesario de que su cita ha sido anulada o trasladada, evitan un imagen negativa y difícilmente corregible, por tanto son tareas imprescindibles, pero por suerte, delegables.   Delega, confía, avanza Una marca, que tanto cuesta construir y mantener, bien arropada e identificada en cada detalle, añade un valor máximo a la estrategia, apuntalando sólidamente el éxito. La falta de tiempo, personal adecuado, recursos o infraestructuras son fundamentalmente las causas principales que ponen cada día en peligro un trabajo construido desde el esfuerzo y la ilusión, exponiéndolo al consumidor sin que sea excelente. La clave de por qué recurrir a la contratación externa para llevar a cabo tareas delegables es un opción que se está imponiendo, está en la demanda del mercado de empresas eficientes y diferenciadas y en la necesidad de éstas de reducir costes sin perder calidad, identidad y clientes. Precisamente por eso, en Oficina de Autor hemos dividido en tres grandes grupos de necesidades nuestros servicios: Servicio de Secretaria profesional: insistimos en que un cliente perdido es difícilmente recuperable. Atención Telefónica: todas las llamadas, de entrada o de salida, conforman nuestra imagen y son nuestra “voz”. Gestión y organización: optimizar recursos es una opción inteligente y una herramienta facilitadora de éxito.   Un servicio que vale mucho, pero cuesta poco Nuestro trabajo consiste en la consecución de ese punto dulce en el que se encuentran los mejores resultados;  en mimar y personalizarlas hasta el último detalle, así como en transformar la palabra, los documentos o la gestión en un sello de garantía para el cliente. Utilizar Oficina de Autor es agilizar, abaratar, generar confianza, reducir presión y ahorrar tiempo para dedicarlo al verdadero corazón del negocio o a disfrutar de un merecido descanso. Trabajamos de manera profesional,  ofreciendo solamente expectativas que podemos cumplir por un importe ajustado y con una flexibilidad adecuada a cada circunstancia.   Sus metas, nuestro objetivo Nuestro afán es el de aportar siempre mejora y enriquecimiento, para ello, además de nuestra experiencia y una dedicación que solamente la pasión y la vocación pueden explicar,  apostamos por  una actualización constante de conocimientos y herramientas. Las señas de identidad de Oficina de Autor son: la voluntad de servicio, la dedicación, el entusiasmo y la implicación. Conocemos muy bien dónde está la diferencia y la ponemos en práctica con constancia...

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