SECRETARÍA: EL ESPACIO DE LOS SECRETOS

Publicado por el 25/05/2016 | 0 comentarios


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Una secretaría virtual es un espacio tan delicado como lo es cualquier secretaria. La reserva, la confidencialidad, el secreto, la custodia y tratamiento adecuado y correcto de asuntos y personas deben ser sus características principales.

Una secretaría debe ser un espacio abierto, favorecedor de la comunicación, del desempeño de tareas y la resolución de problemas, tanto de sus clientes externos como internos, aunque, por encima de todo, es un espacio exclusivo, de encuentro, de confidencialidad y ponderación, en el que se genera y maneja información sensible.

Tenemos que ser muy conscientes de que nuestro despacho puede ser utilizado como una vía de acercamiento o escaparate. Para evitarlo, es necesario evidenciar, transmitir y hacer respetar su singularidad. Establecer mecanismos que eviten un goteo constante de consultas y visitas caprichosas, que interrumpen, dificultan o directamente impiden su normal actividad.

La principal herramienta para impedir esas situaciones tan molestas somos nosotros mismos y nuestra capacidad de implantar, cumplir y hacer cumplir normas claras, sencillas y posibles, que deben ser respetadas por todos y siempre.

Pueden ayudarnos en esta tarea la creación de pequeñas rutinas que, a modo de señales, informen, avisen u orienten.

Algo tan sencillo, un código que utilizamos en nuestra vida diaria, como mantener la puerta del despacho principal ligeramente abierta y la luz apagada cuando no está ocupado, es una señal suficiente y fácil de entender, que debería ayudar bastante a controlar la oportunidad y el tráfico de gente. Lo mismo que en sentido inverso, cuando esa puerta esté cerrada.

En oficina de autor nos gusta repetir que conocemos nuestro trabajo y nuestros asistentes tanto virtuales como presenciales, se rigen por un código riguroso y estricto altamente valorado por nuestros clientes.

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