La agenda y el método “bullet journal”

Publicado por el 21/09/2016 | 2 comentarios


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En Oficina de Autor, no nos cansamos de recordar la importancia de una buena gestión y seguimiento de agenda.

Las ventajas de contar con una buena agenda

Algo que puede parecer tan sencillo como llevar una agenda, puede ocasionar problemas en nuestro rendimiento profesional y en la productividad de nuestra empresa si no seguimos ciertas pautas.

Pero, ¿cuáles son los beneficios de una buena planificación de horarios y calendario? Además de las ventajas más evidentes, como administrar el tiempo de forma productiva y asegurarnos de que cumplimos con las actividades importantes de manera competitiva, la agenda tiene otros muchos beneficios.

En primer lugar, organizar y mantener una buena agenda de trabajo, nos permite liberar la mente: tener las obligaciones ordenadas y por escrito ayuda a reducir el estrés laboral, aumentando así nuestra eficiencia.

Además, la agenda nos brinda no sólo una perspectiva de futuro, sino también de pasado. Observar todo lo que has hecho hasta el momento y realizar un seguimiento y control de tu plan, te permitirá medir los resultados. Saber cuánto tiempo y esfuerzo has dedicado a una tarea o actividad, te ayudará a planificar mejor los siguientes pasos y mejorar tu productividad de cara al futuro.

La agenda y el método “bullet journal”, paso a paso

Una buena forma de empezar de cero con la organización diaria y anual de nuestras tareas es volver a clásico “cuaderno y bolígrafo”. Para ayudarnos con esta tarea, el diseñador estadounidense Ryder Caroll ha creado un método que combina la función de la agenda y los post-it: bullet journal.

La idea consiste en crear una agenda organizada por años, meses, semanas y días. Después, con la ayuda de un símbolo preestablecido indicaremos si las tareas son pospuestas, ya están cumplidas o son especialmente importantes. Y lo mejor es que es una agenda totalmente personalizable.

Para empezar con tu bullet journal, lo primero que tienes que hacer es escoger un cuaderno. Lo ideal en este punto es que las hojas sean punteadas, rayadas o cuadriculadas, y que la libreta cuente con muchas páginas.

En segundo lugar, deberás aprender a utilizar los símbolos de los que hablábamos. Ryder Caroll propone algunos, pero tú puedes asignar a cada tarea un símbolo distinto, y crear cuantos necesites. En su web, el diseñador propone utilizar un punto para las tareas, un círculo para los eventos y un guión para las notas. Para completar la información, puedes utilizar una “x” para las tareas terminadas y un asterisco para las importantes. En cualquier caso, es una buena idea crear una leyenda que te ayude a recordar el significado de cada símbolo.

En las primeras páginas del cuaderno, habrás de crear un índice: numera las hojas de tu libreta, y apunta en el índice el contenido numerado. Esto te permitirá ahorrar tiempo a la hora de encontrar la información que buscas en tu agenda. Es importante que vayas actualizando el índice a medida que avances en el uso de la libreta.

El siguiente paso es crear un registro anual, un registro mensual y un registro diario. En este punto, y gracias al método tan flexible, puedes adaptar la agenda a tus preferencias y necesidades: apunta las tareas en listas y regístralas como te resulte más cómodo.

¿Por qué delegar la gestión de la agenda profesional?

La agenda es, como venimos diciendo, fundamental para administrar y organizar nuestro tiempo de manera productiva. Sin embargo, más allá de la planificación laboral y personal más elemental, para la que podemos echar mano de algún sistema como el que acabamos de exponer, es imprescindible que tu empresa cuente con una buena agenda profesional.

Se trata de una herramienta básica para toda organización, y a la vez compleja: en ella, deben quedar reflejados con minuciosidad no sólo los objetivos de tu empresa, si no también las tareas a llevar a cabo para alcanzarlos, la prioridad de las mismas, y las fechas límite en las que se espera obtener resultados.

Podríamos decir que la agenda profesional es la única forma de asegurar que tanto trabajadores como directivos navegan con un rumbo definido: rigurosidad, precisión, redacción impecable, claridad y fiabilidad son indispensables para que tu agenda sea facilitadora, eficaz y eficiente. Y, lo más importante, para que contribuya al éxito de tu proyecto empresarial.

Es fácil acertar entonces la importancia de delegar una tarea de este tipo en profesionales que pongan en marcha tu agenda profesional y la lleven al día adecuadamente, con pericia y dedicándole el tiempo que de verdad requiere. Tiempo, que distrae nuestras energías y concentración de las tareas fundamentales de nuestra empresa.

Para ayudarte, Oficina de Autor ofrece un servicio profesional de gestión y seguimiento de agenda, que te ayuda a organizar las tareas de forma precisa, anticipada y concienzuda. No olvides, retrases ni cambies citas o fechas límite; ahorra tiempo y mantén una imagen correcta y ordenada ante tus clientes y colaboradores; demuestra control, interés y formalidad.

 Si quieres conocer este u otro de nuestros servicios, ¡te llamamos!

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2 Comments

    • ¡Gracias a ti! Un saludo

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