Los asistentes virtuales también toman café

Publicado por el 13/04/2016 | 0 comentarios


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Es una práctica obligada en Oficina de Autor, tomarse un breve descanso  entre tareas. Esta interrupción ayuda a nuestros asistentes virtuales a  despejar la mente y afrontar  el siguiente cometido de forma más serena.

Tomar café o despejarse

Interrumpir la mañana brevemente y respirar fuera del despacho, ayuda a romper la rutina y recomponer ánimos y fuerzas. Elegir el momento más adecuado para hacerlo es muy importante. Por regla general, los descansos suelen ser de 20 minutos, tiempo suficiente para airearse y alejarse de los asuntos que se han enquistado y que pueden trastocar lo que tenemos encima de la mesa.

Tomar café es bueno, beneficioso y necesario, sí, aunque no preceptivo. Tampoco, un motivo que deba alterar la deseada marcha del despacho o que evidencie debilidades. Dejar bajo control, no sólo los asuntos que por agenda se vayan a desarrollar en nuestra breve ausencia, sino también el siguiente, es lo recomendable.

Sirven  pocos  minutos, a veces segundos, para que determinados asuntos se enreden y compliquen: no es que todo suceda cuando no estamos, no, es que pasa, precisamente, porque no estamos.

¿Cuándo salgo si está mi superior?

Personalmente nunca saldría del despacho si mi superior:

  • Tiene un cambio de actividad.
  • Pueda necesitar soporte antes una intervención pública: medios de comunicación, conferencias, reuniones, actos, etc.
  • Solicite datos.
  • Esté entrando o saliendo con un coche en una ciudad desconocida.
  • Se encuentre bajando o subiendo a un avión, tren…
  • Esté difícilmente localizado, pero sea urgente o necesario hacerlo.
  • Debe conocer información de interés o actualidad.

Abandonar el último el barco

En el mismo sentido, en caso de que en el despacho:

  • Una documentación urgente esté sin preparar o en proceso de elaboración.
  • Haya variaciones de agenda.
  • Existan llamadas de importancia pendientes o se haya producido alguna que es necesario comunicar.
  • Se espere alguna visita de carácter más especial.
  • Exista algún asunto confidencial que se está resolviendo.
  • Si se están ultimando los detalles de un acto a punto de comenzar o, por lo contrario, está a punto de terminar.
  • Haya problemas técnicos o bajas de personal.

Más ejemplos para terminar

Se podrían seguir añadiendo circunstancias que piden acomodar el tiempo de café a las necesidades y la dinámica del día. Pero sólo tres breve apuntes para terminar:

  • Mejor dos cafés de diez minutos, o tres de cinco, que uno largo y peligroso.
  • La persona que nos sustituya tiene que ser de nuestra total confianza y debe conocer con exactitud cuál es su cometido y dónde están sus límites.
  • Nuestra pausa diaria es una gran tentación para los demás, mejor obligarse a no hablar de trabajo y conseguir que se sepa.

En definitiva, cada uno es responsable del tiempo que está tomándose un respiro y del momento en que se lo toma. En Oficina de Autor confiamos plenamente en el sentido de la  responsabilidad de nuestros asistentes y de su dedicación y atención al cliente,  pero, por desgracia, no es una norma que se pueda aplicar siempre.

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